Για την ορθή λειτουργία των ομάδων αυτών και την ανεμπόδιστη επίτευξη των στόχων έχει υιοθετηθεί η παρακάτω ευέλικτη δομή που μοιάζει με πυραμίδα:

Στην κορυφή του προγράμματος εθελοντισμού βρίσκεται η Υπεύθυνη του Κέντρου, η οποία αποτελεί τον συνδετικό κρίκο του Κέντρου με τους εθελοντές.

Ακολουθεί ο Συντονιστής των εθελοντικών ομάδων του Κέντρου ο οποίος:

  • παρέχει βοήθεια στην ανάπτυξη νέων στόχων για τους εθελοντές
  • εντοπίζει τις εκπαιδευτικές ανάγκες
  • αναγνωρίζει τα σημεία εκείνα όπου το Europe Direct Κομοτηνής χρειάζεται βελτίωση ή αλλαγή
  •  εκφράζει από την πλευρά των εθελοντών διάφορες βελτιωτικές προτάσεις
  • εξασφαλίζει την ακεραιότητα του προγράμματος εθελοντισμού
  • αναπτύσσει διαπροσωπικές σχέσεις με τους εθελοντές

και ο Υπεύθυνος Πληροφόρησης που παρέχει βοήθεια κυρίως μέσω συμβουλών στην επίτευξη των στόχων των εθελοντών.

Έπειτα, υπάρχουν οι Συντονιστές, ένας για κάθε εθελοντική ομάδα και φυσικά τα μέλη των ομάδων, η καρδιά του προγράμματος εθελοντισμού, οι εθελοντές.

Για το πρόγραμμα εθελοντισμού στο Κέντρο Ευρωπαϊκής Πληροφόρησης – Europe Direct Κομοτηνής εφαρμόζεται κάθε στάδιο του Κύκλου Διοίκησης των εθελοντών όπως παρουσιάζεται παρακάτω.

Αρχικά, η Προσέλκυση και Επιλογή των εθελοντών είναι απαραίτητη για να πλησιάσουμε νέους ανθρώπους δίνοντάς τους όλες τις πληροφορίες σχετικά με την εθελοντική δράση στο Κέντρο μας. Μια συνέντευξη με αυτούς που ενδιαφέρονται μπορεί να βοηθήσει αρκετά ώστε να αποφευχθούν τυχόν παρεξηγήσεις και προβλήματα στις εκδηλώσεις-δράσεις.

Έπειτα, ο Προσανατολισμός και η Εκπαίδευση των εθελοντών είναι ένα εξαιρετικά σημαντικό στάδιο το οποίο καλούμαστε να χειριστούμε. Και αυτό γιατί για πολλούς ανθρώπους η εκπαίδευση που λαμβάνουν στο πλαίσιο της εθελοντικής δραστηριοποίησής τους αποτελεί ένα βασικό κίνητρο στην επιλογή του εθελοντισμού. Συνεπώς, είναι φανερό ότι η εκπαίδευση είναι ένας από τους σημαντικότερους τρόπους ικανοποίησης των αναγκών τόσο των εθελοντών όσο και των οργανισμών.

Το επόμενο στάδιο είναι η Επίβλεψη και η Αξιολόγηση των εθελοντών που βοηθάει σημαντικά στην επισκόπηση του εθελοντικού προγράμματος και στα μελλοντικά σχέδια. Επίσης, το στάδιο αυτό δίνει την δυνατότητα να εντοπιστούν τα σημεία όπου το πρόγραμμα εθελοντισμού χρειάζεται βελτίωση η αλλαγή για να αποφευχθούν λάθη του παρελθόντος.

Τέλος, η Επιβράβευση και η Αναγνώριση των εθελοντών μπορεί να γίνει το κλειδί στην επιτυχία του εθελοντικού προγράμματος. Για παράδειγμα, ένας οργανισμός που έχει επενδύσει χρόνο και κόπο στη δημιουργική και δυναμική προσέλκυση, εκπαίδευση και αξιολόγηση των εθελοντών του, είναι κρίμα να τους χάσει τελικά επειδή αυτοί αισθάνονται ότι δεν αναγνωρίζεται η συνεισφορά και το έργο τους.